La firma y los textos legales en los correos electrónicos corporativos

Escrito por Sergio Sánchez Mancha el 15 Oct 2007

Recogiendo el guante lanzado por Joel en un comentario en el anterior post, intentamos a continuación resumir cuáles según desde el punto de vista de la usabilidad, son los elementos prescindibles e imprescindibles de un correo electrónico corporativo.

Cada día, recibimos habitualmente muchos correos electrónicos de clientes y proyectos firmados más o menos así:

Manuel García
Responsable de comunicación
Acme S.L.
C/ Principal S/N. 53001 Villa Abajo (Spain)
Telf.: +34 999 123 456
Fax: +34 999 654 321
Web: www.acme.com

Advertencia legal:
Este mensaje y, en su caso, los ficheros anexos son confidenciales, especialmente en lo que respecta a los datos personales, y se dirigen exclusivamente al destinatario referenciado. Si usted no lo es y lo ha recibido por error o tiene conocimiento del mismo por cualquier motivo, le rogamos que nos lo comunique por este medio y proceda a destruirlo o borrarlo, y que en todo caso se abstenga de utilizar, reproducir, alterar, archivar o comunicar a terceros el presente mensaje y ficheros anexos, todo ello bajo pena de incurrir en responsabilidades legales. Las opiniones contenidas en este mensaje y en los archivos adjuntos, pertenecen exclusivamente a su remitente y no representan la opinión de la empresa salvo que se diga expresamente y el remitente esté autorizado para ello. El emisor no garantiza la integridad, rapidez o seguridad del presente correo, ni se responsabiliza de posibles perjuicios derivados de la captura, incorporaciones de virus o cualesquiera otras manipulaciones efectuadas por terceros.

Advertiment legal:
Aquest missatge i, si escau, els fitxers annexos tenen caire confidencial, especialment pel que fa a les dades personals, i s'adrecen exclusivament al destinatari referenciat. Si no es tracta d'aquest i l'ha rebut per error o se li ha fet arribar per qualsevol motiu, li preguem que ens ho comuniqui per aquesta mateixa via i el destrueixi o l'esborri, i que en tot cas s'abstingui d'utilitzar, reproduir, alterar, arxivar o comunicar a tercers aquest missatge i fitxers annexos, tot sota pena d'entrar en responsabilitats legals. Les opinions contingudes en aquest missatge i en els arxius adjunts, pertanyen exclusivament al seu remitent i no representen l'opinió de l'empresa tret que es digui expressament i el remitent estigui autoritzat per a això. L'emissor no garanteix la integritat, la rapidesa o la seguretat d'aquest correu, ni es responsabilitza de possibles perjudicis derivats de la captura, incorporacions de virus o qualsevol altres manipulacions que facin tercers.

Disclaimer:
This message and any attached files transmitted with it, is confidential, especially as regards personal data. It is intended solely for the use of the individual or entity to whom it is addressed. If you are not the intended recipient and have received this information in error or have accessed it for any reason, please notify us of this fact by email reply and then destroy or delete the message, refraining from any reproduction, use, alteration, filing or communication to third parties of this message and attached files on penalty of incurring legal responsibilities. The opinions contained in this message and the attached archives, belong exclusively to their sender and they do not represent the opinion of the company unless it is said specifically and the sender is authorized for it. The sender does not guarantee the integrity, the accuracy, the swift delivery or the security of this email transmission, and assumes no responsibility for any possible damage incurred through data capture, virus incorporation or any manipulation carried out by third parties.

Elementos imprescindibles:

A veces se entiende como correo corporativo todo aquel que lleva adjunto un texto legal, aunque esto no tiene porqué ser así. La firma de un correo corporativo básico debería tener al menos:

1. Identificador del emisor
2. Cargo (si es aplicable)
3. Empresa
4. Elementos de contacto alternativos al correo electrónico.

Por poner el ejemplo más simple, un servidor firma los mensajes de la siguiente forma:

--
Sergio Sánchez Mancha
Usolab

http://www.usolab.com
Telf. 936 759 936

Por descontado esto no es aplicable a empresas más grandes en las cuales se hace imprescindible identificar el cargo de la persona.

Indicar o no la dirección física del lugar de trabajo también dependerá del tamaño de la empresa y del número de oficinas, y de si aporta valor ubicar al emisor físicamente. Por ejemplo, quizá sea apropiado indicarlo en los primeros correos electrónicos de contacto con una persona, pero innecesario una vez que la comunicación con la misma persona sea habitual o se realice exclusivamente por correo electrónico o teléfono.

Las advertencias legales:

Las empresas son cada vez más conscientes de que simplemente usando el correo electrónico están expuestas a amenazas legales. Con mayor o menor hincapié, los objetivos de los textos legales en los correos electrónicos suelen ser:

1. Denotar la confidencialidad del mensaje, el cual puede ser difundido a otro destinatario por accidente o intencionadamente.
2. Negar responsabilidades de la empresa en caso de opiniones personales.
3. Negar responsabilidades de la empresa en caso de transmisión de virus.
4. Vinculación con contratos: la comunicación escrita, incluyendo el correo electrónico, se puede utilizar para formar contratos legales. Si la empresa no desea que ciertos empleados puedan redactar contratos por correo electrónico, se puede incluir una declaración de forma que el contrato ha de ser confirmado por el responsable de la persona.
5. Amenazar de las consecuencias en caso de mal uso del mismo

Estos textos suelen ser utilizados con fines legales, pero pueden también tener propósitos comerciales si se añade información de marketing (por ejemplo URL y/o eslogan de la compañía).

El hecho de añadir más o menos elementos a la firma de un mensaje dependerá en muchas ocasiones del tamaño de la organización, de sus políticas internas y de su estrategia comercial.

Recomendaciones:

Un problema típico del uso de advertencias legales en los correos electrónicos es la generación de correos infinitos cuando se crea una conversación, en la cual se solapa repetidamente el mismo texto legal en cada contestación. Si la empresa cree necesario utilizar textos legales en los correos, podemos:

• Mantener un único texto legal lo más corto posible en toda la conversación, borrando textos repetidos.
• Diferenciar claramente el texto legal del resto del mensaje (agregando una línea separadora mediante asteriscos ***, por ejemplo).
• Eliminar las versiones del texto legal en otros idiomas diferentes del interlocutor (aunque esto no nos protegerá en caso del que el correo se envíe por error a un tercero que no conozca el idioma).

Desde el punto de vista del usuario estos textos son innecesarios, ya que se trata de información redundante y carente de valor para el usuario, ya que en la mayoría de los casos apelan al uso del sentido común.

Aparte de los textos legales, se pueden utilizar otras herramientas para protegerse contra las implicaciones legales del uso del correo electrónico. Por ejemplo, implementando una política interna del uso del correo electrónico, software filtrador del correo y software antivirus.

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