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¡No me has mandado el adjunto!

Escrito por Dani Armengol Garreta el 12 Jun 2006

¿Cuántas veces os han contestado con este mensaje?

Ayer me volvió a pasar. Quería enviar a un compañero una nueva versión de un documento: abro mi programa de correo electrónico, me pongo a contarle las actualizaciones que he hecho, le doy a enviar y...¡oops! Me doy cuenta que no he adjuntado el archivo.

No se trata de un despiste aislado. No es la primera vez que me pasa y, de hecho, yo también tengo mi bandeja de entrada llena de correos hablando de fichero adjuntos inexistentes.

¿A qué es debido este error? ¿Tenemos algo que ver los diseñadores de interfaces?

Donald Norman, en su libro The Psychology of Everyday Things, nos habla de dos tipos de errores. Las mistakes (o faltas) que son errores que cometemos por falta de conocimiento o información, como por ejemplo hacer una falta ortográfica; y los slips (o descuidos) que son aquellos errores que hacemos sin ser conscientes de ellos, como por ejemplo guardar un calcetín en la nevera.

Norman divide los slips en distintos subgrupos. Uno de ellos es lo que él llama loss-of-activation errors. Podríamos traducirlo por "errores por pérdida de contexto". Con contexto Norman se refiere a la necesidad que dispara nuestra acción.

Cuando nos ponemos a trabajar con una herramienta de cierta complejidad, un programa por ejemplo, perdemos nuestro contexto inicial. Esto es algo inevitable, pero será el diseño de la herramienta el que influya en si este cambio de contexto genera problemas o no.

Cuando enviamos un fichero, al abrir nuestro programa de correo y pulsar en "enviar correo electrónico" podemos olvidar nuestra intención inicial. ¿Puede la aplicación recordárnosla?

Para permitir esto debemos cambiar el diseño de la interfaz de forma que la primera acción que hagamos como usuarios sea indicar cuál es nuestra necesidad. Una posible solución consistiría en ofrecer distintas alternativas, como se hace en este rediseño que hemos hecho de Gmail:

Rediseño de Gmail mostrando dos alternativas para escribir correo

Estas alternativas permiten que el programa pueda conocer nuestras intenciones y pueda actuar en consecuencia. Por ejemplo, puede pedirnos directamente que especifiquemos qué archivo adjuntar o bien recordarnos que lo adjuntemos a la hora de hacer clic en "enviar". Esto, obviamente, no significa que debamos impedir el envío de adjuntos con la opción de tradicional de enviar correo.

¿Qué os parece esta solución? ¿Realmente resuelve el problema? Y en caso afirmativo ¿compensa esta solución el ruido generado al aplicarla?



Comentarios (7)

pep siñalspep siñals dijo el 13 Jun 2006:

muy bueno el post

Boca DoradaBoca Dorada dijo el 13 Jun 2006:

La solución que planteas es problemática teniendo en cuenta que mirando mi bandeja de entrada veo que casi todos los correos vienen sin archivos adjuntos, con lo que preguntar siempre obliga a contestar siempre. Es una ayuda para enviar adjuntos pero no lo es cuando no se quiere enviar (además puede ser molesto).

Alguna vez he pensado que me gustaría que la línea para adjuntar el archivo estuviera más visible, en lugar de que esté tan escondida. Para empezar que aparezca siempre el campo sin tener que pulsar sobre el icono no estaría mal.

Sin embargo, he notado que cuando quiero enviarle a alguien una URL no lo olvido nunca porque lo pego en el cuerpo del mensaje, en su contexto. Creo que un archivo también podría hacerse de esta forma. Que se adjunte en el cuerpo del mensaje, de esta forma nos acostumbraríamos a redactar el mensaje teniendo ésto en cuenta. Además cuando se reciba este mensaje se verá más claramente que tiene un archivo adjunto.

Dani ArmengolDani Armengol dijo el 13 Jun 2006:

Tienes razón. Puede ser molesto, pero creo que sólo lo será en aquellos casos en que en un principio quieras mandar algo y luego decidas no hacerlo. En el resto de casos harás clic en ‘Enviar correo electrónico’ en lugar de en ‘Enviar fichero’ y el sistema no te molestará más de lo que lo hace uno convencional.

Por otro lado, veo muy interesante lo que comentas sobre las direcciones. Quizá se podría desarrollar un programa de correo dónde enviáramos ‘escritorios’. Si quien recibe nuestro correo tiene el mismo programa, en lugar de ver un texto con unos adjuntos, podría ver un ‘escritorio virtual’ con los ficheros en él y anotaciones en forma de post-its.

Nos podríamos acostumbrar a esta forma de envío de ficheros, pero la antigüedad del sistema de correo electrónico hace difícil, ahora, cambiar el modelo mental que tenemos de él.

Boca DoradaBoca Dorada dijo el 13 Jun 2006:

Tu solución me sigue planteando dudas, porque cambiar costumbres no es fácil. El usuario no creo que quiera ‘Enviar archivo’, creo que quiere ‘Enviar correo electrónico’ y adjuntar un archivo. Para el caso contrario en Windows siempre tienes la opción del menú contextual del botón derecho ‘Enviar a > Destinatario de correo’ (no es una opción muy conocida la verdad).

Aún así es una opción interesante, sólo que me plantea dudas de si se van a diferenciar las dos opciones.

Sigo pensando que una mejor solución es adjuntar el archivo en el cuerpo del correo electrónico de la siguiente forma:

Estimado Dani,

Bla bla bla bla bla…

Te envío adjunto el archivo que te prometí:

(icono del archivo + nombre del archivo)

Dime que te parece, por favor.

Saludos,

(Firma)

Lo que quiero decir es que se nos olvida adjuntar porque no lo relacionamos con lo que escribimos, porque lo adjuntamos en otra zona de la pantalla (nuestra cabeza dice "ese es otro tema").

RaspuRaspu dijo el 14 Jun 2006:

A mi me pasa muy seguido que me olvido de adjuntar el archivo al momento de enviar el correo. Aunque muchas veces me ocurre por hacerlo "de apuro", la mayoría de las veces le hecho la culpa a la herramienta.

Por ejemplo. En un foro donde participo muy seguido, para adjuntar un archivo al mensaje basta con seleccionar el fichero en el campo de formulario correspondiente.

Por el contrario, a mi cuenta de correo más habitual accedo vía webmail. En este caso, para adjuntar un archivo primero debo seleccionar un fichero y luego seleccionar una casilla de verificación para "adjuntar" finalmente el fichero, y recién ahí puedo enviar el mensaje con algún "attach".

Donde más me olvido es en el caso del webmail, porque creo me acostumbré al sistema del foro, e inconcientemente asumo que el webmail se comportará igual.

Esto no quita que en el foro también cometa el olvido, pero en este caso creo que es por la ubicación del campo de formulario para seleccionar el archivo.

Jordi SánchezJordi Sánchez dijo el 19 Jun 2006:

¿Qué tal si simplemente se cambiara la etiqueta del botón 'enviar' en función del número de anexos?

- Enviar (SIN anexos)
- Enviar (con 1 anexo)
- Enviar (con 2 anexos)
etc.

El usuario vería, en el momento "crítico", si está enviando algún anexo o no...

Creo recordar que Nielsen proponía un sistema de detección de palabras clave en el cuerpo del mensaje (en español serían "adjunto", "anexo", etc.), de modo que el programa te avisaría si detectaba alguna de esas palabras pero el correo no llevaba adjunto alguno.

jose floridojose florido dijo el 20 Jun 2006:

Existen varias extensiones para thunderbird e incluso algo para outlook que se basan en la deteccion de palabras clave.

La mejor solucion que conozco es un plugin para eudora que te deja mantener una lista de palabras o frases clave que haran saltar el aviso preguntando si te falta el adjunto. Podeis verla en: http://www.spamnix.com/attchrem.html

saludos!



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