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Cómo escribir un correo electrónico

Escrito por A. Fidalgo el 26 May 2006

Los correos electrónicos son las aplicaciones de Internet más usadas. Sin embargo, en muchos casos no están escritos de forma adecuada, haciendo perder el tiempo a los destinatarios.

Educadas muchas personas en la redacción de cartas postales, no se han adaptado a las exigencias del nuevo estilo de correo electrónico.
Matt May ofrece recomendaciones (Email: an author's guide), sobre cómo escribir un buen correo.

  • Brevedad
  • Es la regla. Y la clave para que te lean y contesten. Si alguien tiene muchos correos en su bandeja de entrada, y recibe uno largo, se preguntará, ¿tengo tiempo para contestarlo ahora? ¿Es tan importante como para dejarlo para más tarde?, ¿se lo puedo pasar a otro? Es posible que no conteste el correo o lo dilate en el tiempo.

    El material de apoyo u otra información importante puede adjuntarse en un archivo, manteniendo el texto del mensaje lo más corto posible.

    En las cadenas de mensaje, ¿es necesario pasar todas las contestaciones y respuestas, que hacen los correos interminables?

  • Contexto
  • Es importante que el que recibe el mensaje sepa de qué va, poniéndolo en antecedente si es necesario, para evitar réplicas aclaratorias.

    Y lo más importante: poner una frase en el asunto que sea descriptiva, que resuma o dé a conocer al lector de qué va el mensaje antes de abrirlo. Evitando palabras como importante o "Re: Re: Re: Re: Re:". Si en un cruce de correos cambia el asunto, es conveniente cambiar el asunto.

  • Dejar la petición clara
  • Si se desea que el receptor del mensaje conteste o haga algo, es conveniente dejarlo claro, expresándolo de forma directa. Y situar esta demanda visible, separada del resto del mensaje, en otra línea o mediante espacio en blanco o utilizando viñetas.
  • Destacar la fecha límite
  • Si se desea o comunica una fecha tope para hacer algo, es recomendable ponerlo claro y visible.



Comentarios (2)

ArcadiArcadi dijo el 29 May 2006:

Yo añadiría un par de reglas más:
Incluir la firma:
Es importante incluir la firma en todos los correos, ayudará al usuario a identificar con más facilidad al emisor y a la vez le proporcionará otros medios para responder, (teléfono, web, etc)
Configurar la cuenta para dar un formato correcto al campo “De”:
Cuando se recibe un email es muy frecuente ver en el campo “De” del programa de correo la dirección de correo (que muchas veces no ayuda a identificar al emisor), o expresiones del tipo “Diego”, “oscar garcía”, “ventas” o “mail”. Es importante configurar el programa de correo para que el enviar un email la información del remitente se muestre correctamente. Un formato válido puede ser “Empresa – Departamento” o “Nombre Apellido”, teniendo especial cuidado en el uso correcto de las mayúsculas, hay que dar buena imagen ;)

Un saludo

Jordi SánchezJordi Sánchez dijo el 30 May 2006:

Un punto que me parece importante: usar, siempre que sea posible, mensajes en texto plano. Mi experiencia es que los mensajes con formato (HTML) no suelen aportar gran cosa al mensaje; a la contra, provocan problemas de visualización en muchos clientes de correo, además de incrementar el tamaño del mensaje.

Tengo la impresión de que el mundo de los gestores de correo electrónico está muy poco explotado todavía. En concreto, hay dos campos con muchas posibilidades:


  • Las cuentas de correo compartidas: las listas y grupos de direcciones permiten que el mismo mensaje llegue a varias personas, pero a partir de ahí la gestión del mensaje se hace por separado.

  • La integración del correo electrónico con el gestor de proyectos/tareas; en muchas ocasiones, ambas aplicaciones están muy relacionadas: las tareas se generan a partir de correos; se generan correos al cambiar las tareas de estado; etc.

Respecto a los correos "sociales" (a una lista de amigos), escribí un par de consejos en mi weblog (perdón por la auto-referencia) :)



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